九州职业技术学院采购管理实施细则（试行）

第一章总则

第一条 为强化我校采购过程管理，提高采购效率，推进采购管理的规范化、科学化，根据国家法律法规和《九州职业技术学院采购管理规定（试行）》，特制定本细则。

第二条 学院采购工作应遵循公开、公平、公正、诚信、高效的原则。

第三条 院属各单位在编制采购预算时，要统筹考虑存量资产、实际需要和财力可能，科学制定部门短期与中长期相结合的资产配置计划。

第四条 采购单位要强化预算管理对采购的约束，不得无预算或超预算采购。

第二章组织机构及职能

第五条 学院采购工作领导小组全面领导学院的采购工作，主要职责包括：

（一）研究、审议学院采购工作的规章制度。

（二）研究、决定学院采购工作的重要事项，协调解决学院采购工作中出现的重要问题。

（三）监督检查招投标办公室（以下简称招标办）和采购单位的工作。

（四）审批特殊采购项目的采购方式。

（五）对学院采购工作中的违纪违规行为提出处理意见。

第六条 招标办具体负责学院集中采购活动的组织和实施，主要职责包括：

（一）起草、制定学院集中采购工作的规章制度。

（二）汇总学院年度集中采购计划，合理安排学院集中采购活动。

（三）负责受理采购单位采购项目的申请。

（四）负责学院集中采购项目的信息公开和组织实施。

（五）负责建设和管理“评审专家库”、“供应商库”。

（六）负责学院集中采购工作的信息化建设。

（七）做好与相关代理机构的联络与协调工作。

（八）做好学院集中采购过程性资料的整理和归档工作。

第七条 采购单位是采购项目的申报单位，主要职责包括：

（一）审核采购项目的需求，负责采购项目实施前的论证、审批及资金落实、市场调研等，提交采购申请、起草招标（采购）文件。

（二）负责提出采购项目投标人（供应商）的资格条件，参与对投标人（供应商）的资格审查。

（三）负责提供项目的详细图文资料和技术规格要求等。

（四）负责采购项目合同文本的起草、签订、履行以及结算等工作。

（五）负责学院采购项目的验收工作。

第八条 党政办公室主要职责包括：

（一）负责对招标（采购）公告的网站信息上传。

（二）负责对招标（采购）文件、合同条款提供法务工作。

（三）负责学院经济合同专用章的签盖。

第九条 财务处主要职责包括：

（一）负责对资金来源和付款环节等进行审核。

（二）督促检查已签合同的履行及验收。

第十条 纪委是学院采购工作的专责监督部门，主要职责包括：

（一）监督检查学院采购过程中的法律法规、规章制度的执行情况。

（二）受理学院采购工作中的投诉。

（三）对学院采购工作中出现的失职、违规、违纪行为向相关部门提出纠改建议，并追究当事人相关责任。

第三章采购项目申报与审批

第十一条 采购单位根据学院经费预算做好年度采购计划，年度采购计划内的同类采购项目原则上应予合并。

第十二条 采购单位对采购项目申请组织论证，确定采购组织形式。预算金额达到学院集中采购标准的，执行学院集中采购，并填报《九州职业技术学院集中采购项目申请表》（以下简称《申请表》）。

第十三条 项目审批

（一）采购单位负责人对《申请表》进行审批。

（二）财务处对《申请表》中涉及项目经费预算等内容进行审核。

（三）招标办对采购单位递交《申请表》的内容进行审核，对符合采购条件的项目予以立项。

第四章学院集中采购

第十四条 学院集中采购包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价、网上商城采购等方式。其中公开招标和邀请招标为招标方式，其余为非招标方式。

第十五条 公开招标作为学院集中采购的主要方式，应当遵循下列程序：

（一）编制招标文件。招标办会同采购单位及专家依据《申请表》对已草拟的招标文件等资料进行审核。招标文件中不得要求或标明特定的投标人或产品，以及含有倾向性、指向性或排斥潜在投标人的内容。

（二）发布招标公告和招标文件。根据招标文件内容编写招标公告，并在“九州职业技术学院”和“九州职业技术学院总务处”等网站上公开发布。招标公告和招标文件中除了项目需求和投标人资格等内容外，还应包括项目预算金额或最高限价、投标报价要求、评标方法、废标条款、验收标准及拟签订的合同主要条款等。

（三）资质审查。资质前审的项目在报名时对投标人资质进行审核，资质后审的项目在开标后对投标人资质进行审核。

（四）现场勘查和答疑。采购单位根据项目具体情况，组织潜在投标人勘查现场，对投标人提出的书面质疑，应以书面形式进行答疑。

（五）成立评标组。评标组成员由5人（含）以上单数组成。评委从专家库中随机抽取，并按抽取先后顺序通知。

（六）接收投标保证金。根据采购单位招标文件要求，在开标前接收投标人缴纳投标保证金。开标结束后，中标人的投标保证金转为履约保证金。

（七）召开标前会。评标组成员听取项目介绍，讨论评标过程中可能遇到的问题及对策。由评标组成员推选评标组组长，并明确组长职责。

（八）开标。当众拆开密封的投标文件。当场宣读投标人名称、投标价格以及开标一览表中的其他内容。

（九）评标。评标组成员根据项目评标办法从质量、技术指标、售后服务能力和水平、企业资质、业绩、信誉、投标报价及对招标文件的响应情况等方面进行评审、打分。

（十）定标。按招标文件和评标办法，确定中标人顺序或中标候选人。评标组成员、监督人员均须签字确认定标结果，否则定标结果无效。

（十一）退还投标保证金。评标结果宣布后，退还未中标投标人的投标保证金。

（十二）结果公示。评标结果在“九州职业技术学院”和“九州职业技术学院总务处”等网站上公示不少于3天。投标人对结果有异议的，可以书面形式提出质疑。招标办在收到投标人书面质疑后，与项目评标组成员会商并形成书面意见，由招标办在规定期限内向质疑人作出书面答复。

（十三）中标通知书。公示无异议后，招标办向中标人发放中标通知书。

（十四）签订合同。按中标通知书、招标文件、投标文件以及中标人有关承诺等签订合同。

第十六条 邀请招标

（一）符合下列情形之一者，可采用邀请招标方式：

1.技术复杂、有特殊要求或受自然环境限制，仅有少量潜在投标人可供选择。

2.采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大。

3.涉及国家安全和国家机密等适宜招标但不宜公开招标的。

（二）邀请招标应当遵循下列程序：

1.发布邀请公告。公布投标人资格条件，明确接收投标人资格证明文件的截止时间。不得以不合理的条件限制潜在投标人参加投标活动。自公告发布之日起至投标人提交资格证明文件截止之日止，一般不得少于7天。

2.接收与审查投标人资格证明文件。接受投标人报名，对报名投标人的资格进行审查，对不符合资格条件的投标人应在审查结果中注明理由。

3.发出投标邀请书。向资格条件审查合格的投标人发出投标邀请书，收到确认函后将招标文件等资料通过邮寄等方式发送给资格合格的投标人。

其余实施步骤参照公开招标程序第四款至第十四款相应内容执行。以下几种采购方式中未尽条款亦参照执行。

第十七条 竞争性谈判

（一）符合下列情形之一者，可采用竞争性谈判方式：

1.招标过程中提交投标文件或经评审实质性响应招标文件要求的有效投标人只有两家且能形成充分竞争的。

2.招标后无人投标或无合格投标人的，或重新招标未能成立的。

3.技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。

4.非采购人所能预见的原因或非采购人拖延造成采用公开招标所需时间不能满足用户紧急需要的。

5.因艺术品采购、专利、专有技术或服务时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。

（二）竞争性谈判应当遵循下列程序：

1.编制谈判文件及谈判公告。依据《申请表》对已草拟的谈判文件等资料进行审核，谈判文件不得要求或标明特定投标人或产品，以及含有倾向性、指向性或排斥潜在投标人的内容。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、成交标准等事项，投标人可以二次报价。

2.发布谈判公告和谈判文件。向符合资格条件的投标人提供谈判文件。自谈判文件发出之日起至递交响应文件截止之日止，一般不得少于7天。

3.成立谈判组。谈判组成员由3人（含）以上单数组成。其余参照公开招标程序第六款至第八款相应内容执行。

4.谈判。通过随机方式确定参加谈判投标人顺序，推荐谈判组组长，谈判组成员共同与单一投标人按顺序分别进行谈判。谈判期间，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他投标人的技术资料、价格和其他信息。最后一轮谈判结束后，谈判文件如有实质性变动，谈判组应当通知所有参加谈判的投标人。

5.确定成交人。谈判结束后，谈判组应要求所有参加谈判的投标人在规定时间内进行最后报价，谈判组根据本项目的评价办法，确定成交人顺序或成交候选人。谈判组成员、监督人员须签字确认谈判结果。

6.结果公示。成交结果在“九州职业技术学院”和“九州职业技术学院总务处”等网站上公示不少于3天。投标人对成交结果有异议的，可以书面形式提出质疑。招标办在收到投标人书面质疑后，与项目谈判组成员会商并形成书面意见，由招标办向质疑人作出书面答复。

7.成交通知书。公示无异议后，招标办向成交人发放成交通知书。

8.签订合同。按成交通知书、谈判文件和响应文件以及成交人有关承诺等签订合同。

第十八条 竞争性磋商

（一）符合下列情形之一者，可采用竞争性磋商方式：

1.技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。

2.因艺术品采购、专利、专有技术或服务时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。

3.市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目。

4.按照《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。

（二）竞争性磋商应当遵循下列程序：

1.编制磋商文件。招标办会同采购单位和专家制定磋商文件。

2.确定参与磋商的供应商名单。招标办会同采购单位从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家供应商参与竞争性磋商采购活动，并向其提供磋商文件。

3.在“九州职业技术学院”和“九州职业技术学院总务处”等网站上发布磋商文件的，磋商文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止，不得少于10天。

4.组建磋商小组。磋商小组由采购单位代表和专家组成，人数由3人（含）以上单数组成。

5.供应商按照磋商文件要求编制响应文件，并在磋商文件要求的截止时间前，将响应文件密封送达指定地点。

6.磋商。磋商由招标办工作人员主持。磋商小组所有成员共同与单一供应商分别进行磋商，并给予所有参加磋商的供应商平等的磋商机会。

7.确定成交人。磋商结束后，磋商小组应要求所有实质性响应的供应商，在规定时间内提交最后报价。磋商小组采用综合评分法对提交最后报价的供应商的响应文件和最后报价进行综合评分。磋商小组应根据综合评分情况，确定成交人顺序或成交候选人，磋商小组成员、监督人员须签字确认磋商结果。

8.结果公示。成交结果在“九州职业技术学院”和“九州职业技术学院总务处”等网站上公示不少于3天。供应商对成交结果有异议的，可以书面形式提出质疑。招标办在收到书面质疑后，与磋商小组成员会商并形成书面意见，由招标办向质疑人作出书面答复。

9.发出通知书。公示无异议后，招标办向成交人发放成交通知书。

10.签订合同。按成交通知书、磋商文件和响应文件以及成交人有关承诺等签订合同。

第十九条 单一来源采购

（一）符合下列情形之一者，可采用单一来源方式：

1.招标办、财务处、采购单位、项目论证专家共同认定只能从唯一供应商处采购的。

2.因发生不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的。

3.须保证原有采购项目一致性或服务配套要求，需继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。

4.拟采用单一来源采购方式的，采购单位提交采购申请时，须提供拟采用单一来源采购方式的原因及相关说明。招标办将唯一供应商名称、采用单一来源采购方式的原因在“九州职业技术学院”和“九州职业技术学院总务处”等网站上或其他媒体上公示，重大项目单一来源采购，还应将专家论证结果一并公示。

（二）单一来源采购应当遵循下列程序：

1.审批。由经办人提交书面调研报告，说明采用单一来源方式采购的理由，经采购单位负责人审批后送招标办。

2.发布采购公告。招标办根据项目实际情况，可在“九州职业技术学院”和“九州职业技术学院总务处”等网站上或其他媒体上发布采购公告。在规定报名时间截止前，若报名供应商少于2家，可采用单一来源采购方式完成该项目的采购任务；反之，则采用其他采购方式完成该项目的采购任务。自公告发布之日起至报名截止之日止，一般不得少于7天。

3.制定采购文件。依据《申请表》内容制定采购文件，采购文件应当明确采购程序、采购内容、评定成交标准等事项。

4.成立谈判组。谈判组由3人（含）以上单数组成。其余参照公开招标程序第六款至第八款相应内容执行。

5.谈判并确定成交结果。推荐谈判组组长，谈判组所有成员共同与唯一供应商进行谈判。根据供应商的响应文件，在价格合理和确保质量的基础上，确定成交结果和内容（包括商务、技术、价格和服务等方面）。谈判组成员、监督人员须签字确认谈判结果。

6.结果公示。成交结果在“九州职业技术学院”和“九州职业技术学院总务处”网站上公示不少于3天。

7.发出通知书。公示无异议后，招标办向成交人发放成交通知书。

8.签订合同。按成交通知书、采购文件和响应文件，以及成交人有关承诺等签订合同。

第二十条 货物规格标准统一、现货货源充足、价格变化幅度不大的，可采用询价方式采购。询价应当遵循下列程序：

（一）制定询价文件。询价文件应当明确技术规格要求和数量、询价程序、报价要求、商务要求、成交原则等。

（二）发布询价文件。向符合相应资格条件的供应商提供询价文件。自询价文件发出之日起至递交报价文件截止之日止，一般不得少于7天。

（三）成立询价小组。询价小组由3人（含）以上单数组成。其余参照公开招标程序第六款至第七款相应内容执行。

（四）询价。询价小组根据询价文件规定，对供应商递交的报价文件进行审查，将全部符合询价文件实质性要求的投标人按其报价由低到高排列投标人顺序。询价期间，要求参与询价的供应商一次报出不得更改的价格。

（五）确定成交人。询价小组在采购需求符合、质量和服务相等的前提下，根据“同质比价、同价比质”原则确定成交人，询价小组成员、监督人员须签字确认询价结果。

（六）结果公示。成交结果在“九州职业技术学院”和“九州职业技术学院总务处”上公示不少于3天。供应商对成交结果有异议的，以书面形式提出质疑。招标办在收到书面质疑后，与询价小组成员会商并形成书面意见，由招标办向质疑人作出书面答复。

（七）发出通知书。公示无异议后，招标办向成交人发放成交通知书。

（八）签订合同。学院合同签订单位按成交通知书、询价文件、报价文件以及成交人有关承诺等，与成交人签订合同。  

第五章废标及采购方式变更

第二十一条 废标

在学院集中采购过程中，公开招标出现下列情况之一者，应予废标：

（一）对招标文件中做出实质性响应的有效投标人不足3家的。

（二）出现影响招标投标工作公平、公正的违法违规行为的。

（三）投标人报价均超过预算或最高限价，采购单位不能支付的。

（四）因重大变故，采购任务取消的。

第二十二条 采购方式变更：

（一）废标后，除采购任务取消外，应重新组织招标。由采购单位根据废标情况，调整预算金额、修改资格条件和技术参数等，重新申报采购或提出变更采购方式。

（二）达到公开招标数额标准的项目，拟采用非公开招标方式的，在采购活动开始前，经采购单位报学院采购工作领导小组同意后，向院采购工作领导小组申请报批。

（三）急需设备首次招标如不足3家投标人的，依据专家评委意见，并经监督部门同意，可现场变更采购方式。

第六章学院分散采购

第二十三条 采购单位参照本细则制定部门采购管理办法，有序组织实施分散采购活动，确保分散采购活动规范高效。

第二十四条 单项或批量预算金额在5万元以下的货物、工程类项目或3万元以下的技术服务类项目的分散采购项目，采购单位应组建3人（含）以上单数人员组成的临时采购小组。临时采购小组应按规定做好采购过程记录，作为签订合同的依据，并存档备查。

第七章评审专家库建立与管理

第二十五条 评审专家库主要由学院相关职能部门代表和校内外有关技术、商务等方面的专家，以及具有一定管理经验的人员组成，其中技术、商务等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。

第二十六条 根据实际需要逐步对评审专家库进行补充和调整，同时逐一建立评审专家档案，并对评审专家库实行动态管理。

第二十七条 评审专家库成员由招标办根据要求，按照货物、工程、服务分成三个大类，依据《政府采购评审专家管理办法》规定，随机抽取评委。

第八章合同签订与履行

第二十八条 在中标（成交）通知书发出之日起30日内，双方按照招标（采购）文件、投标文件和已达成一致意见的事项签订合同，不得随意添加或删减招标（采购）文件确定的事项。

第二十九条 采购单位代表学院, 遵照合同法和相关法律法规，按照平等、自愿的原则，与中标（成交）人签订合同。

第三十条 采购单位的采购合同文本报送法务审阅，均由法务审核无误后签订。

第三十一条 对于影响重大、金额巨大、专业技术或法律关系复杂的合同，采购单位应组织相关部门、法律和技术专家参与合同文本的洽谈和会签。

第三十二条 合同依法签订后，合同双方当事人均应按照合同约定履行各自义务，不得擅自变更、中止或者终止。

第三十三条 采购单位作为采购合同执行主体，代表学院督促中标（成交）人执行合同，确保合同全面有效履行。在合同履行过程中，如发现存在显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致学院利益受损，采购单位应立即采取相应措施，办理合同补充、变更或解除事宜。

第三十四条 中标（成交）人未完全按合同履约或拒不履行合同的，采购单位应组织相关部门和专家会商处理意见。处理意见包括扣取部分乃至全部履约保证金，保留追究中标（成交）人其他违约、赔偿责任的权利。视情节轻重可中止其1至3年内在我校参与招投标活动的资格。

第三十五条 合同变更。合同签订生效后，原则上不得变更。确因特殊情况或不可预测因素需作变更的，在落实增加经费后，采购单位应组织召开由相关部门负责人和专家参加的会议，会商变更事宜，并按以下程序办理：

（一）合同变更金额未超过原合同金额10%的，由财务处、总务处、采购单位讨论决定变更事宜。

（二）合同变更金额超过原合同金额10%的，由纪委、财务处、总务处、采购单位会商变更事宜。会商意见报分管院领导审批，经同意后进行合同变更或按规定程序重新招标。

第三十六条 追加采购。在一年内如需追加与合同标的相同的工程、货物、服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可与投标人协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。

第九章项目验收与支付

第三十七条 采购单位应建立严格的采购项目验收制度，加强对采购项目验收的管理。

第三十八条 项目的验收以招标（采购）文件、合同条款等为依据，按技术或行业标准、质量或产品标准验收。凡不符合验收标准的应拒收，并按合同条款索赔，同时依法追究其违约责任。

第三十九条 验收合格后，采购单位凭合同、发票、中标（成交）通知书等原始凭证办理支付手续，财务处按合同约定付款。按学院规定或合同约定需要审计的，应提前申请审计。

第四十条 采购单位应及时对采购项目进行验收。采购单位可邀请参加本项目的其他评标组成员或第三方机构参与验收。参与验收的评标组成员或第三方机构的意见，应作为验收书的参考资料一并存档。

第十章责任与纪律

第四十一条 评委和工作人员应客观、公正、廉洁地履行职责，遵守职业道德，不得与任何投标人或与招标结果有利害关系人员私下接触，不得收受投标人、中介人、其他利害关系人的财物或其他不正当利益。凡违反者，由职能部门按规定追究当事人相关责任。

第四十二条 任何单位和个人不得非法干预、影响评审的过程和结果。凡违反者，由职能部门按规定追究当事人相关责任。

第四十三条 受委托的社会代理机构违反国家法律法规、泄露秘密或与投标人串通损害学院利益的，学院依法追究其法律责任。

第四十四条 学院采购工作严格实行回避制度。在采购活动中，工作人员及评标组成员与投标人（供应商）有利害关系的，必须回避。投标人（供应商）认为工作人员及评标组成员与其他投标人（供应商）有利害关系的，可以申请其回避。

第四十五条 学院建立投标人（供应商）不良行为记录。凡出现相互串标、围标或提供虚假材料谋取中标、使用行贿手段谋取中标的，经查实，依法追究投标人（供应商）责任。视情节严重程度，禁止其1至3年内参与学院采购活动。

第十一章档案管理

第四十六条 所有学院采购项目均应建立过程资料档案。学院采购项目的资料档案应包括从立项到验收各个环节的全部资料，包括采购预算、采购申请表、招标（采购）文件、投标（响应）文件正本、评标报告、中标（成交）通知书、合同文本及其他有关文件资料。

第四十七条 设备采购项目应建立技术档案，内容包括使用说明书、合格证、质保书、物件清单、技术资料等文件材料。技术档案由采购单位收集整理并负责保管。

第四十八条 学院集中采购项目的合同文本原件由总务处负责归档。

第四十九条 学院分散采购项目的合同文本原件由采购单位负责归档。

第十二章附则

第五十条 采购单位按照《九州职业技术学院采购管理规定（试行）》要求，参照本细则制定部门分散采购管理办法。

第五十一条 本细则如与上级文件不一致的，以上级文件为准；未尽事宜由学院采购工作领导小组研究决定。

第五十二条 本细则自公布之日起试行。