九州职业技术学院学生档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为加强学生档案管理工作的规范化、制度化建设,根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的政策、规定，结合我院实际情况，特制定本办法。
第二条 学生档案管理工作坚持“为学生服务”的基本原则，坚持维护真实性和完整性的工作准则，实行统一管理、严守秘密的保管办法。
第三条 本制度适用于我院全日制统招在籍在校学生。
第二章 归档范围
第四条 各系（院）负责学生档案的日常管理工作，有关部门根据自己的职责范围负责材料收集工作。
第五条 学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容：
1.新生入学材料：高考报名登记表、成绩志愿表、体格检查表，此项材料由招生工作处负责提供。
2.学习成绩材料：《九州职业技术学院学业成绩表》，此项材料由教务部门负责提供。
3.毕业材料：《高等学校毕业生登记表》、《普通高等学校毕业生就业报到通知书（存根）》，此项材料由大学生就业与创业指导服务中心（以下简称就业指导中心）提供。
4.新生入学体检表：由学工处提供。
5.奖励证明材料：表现和成绩突出获得院级及其以上的奖励审批材料（包括但不限于优秀学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干、优秀毕业生等）。
6.违纪处分材料：学生触犯国家法律法规、违反学校管理规定被予以纪律处分的处理决定。
7.学籍变动材料：休学、复学、退学、转学、出国或死亡等原因引起的学籍变动相关的证明材料。
8.其他供组织人事部门参考的应当归档的材料。
以上1—4类为必需材料。5—8类为事发材料，由各系（院）按照实际情况自行整理归档。
第六条 学生党建材料由学院党委统一管理、归档、转递。
第三章 归档要求
第七条 所有归档材料必须是有关手续完毕的最终材料。
第八条 归档材料必须完整、真实。个人文字材料必须有本人签字。凡规定由有关部门审查盖章的材料，相关部门必须加盖公章。
第九条 各类材料只能用黑色签字笔书写，文字要清晰。
第十条 新生入学材料由招生工作处在新生入学一个月内移交各系（院）。如学生档案数量或材料不齐，招生工作处应负责补齐。
第十一条 如归档材料不符合归档要求，各系（院）有权退回，由原交送单位按要求重新办理。
第十二条 学生取得各类奖惩及《休、复、转学、转专业证明》的原始材料或复印件，应在形文并下发后一周内交由各系（院）复印归档。
第十三条 学生在校期间形成的各类学生人事档案材料，根据工作完成并已形成材料的情况，随时登记归档，以保证档案材料的完整。
第十四条 所有毕业生归档材料一并在毕业前集中装档。就业指导中心需在规定的时间将学生毕业去向登记核对；毕业生学业成绩表由各系（院）打印，到教务处盖章，并由各系（院）装入档案。
第十五条 各类材料装入档案袋之前，要认真核对，保证档案材料不错装、漏装；上交毕业生档案前，必须完善档案袋上学生基本信息的填写，并按学号顺序排列；归档材料交接时，交接双方经办人要履行签字手续，注明承办单位及时间。
第四章 毕业生档案的转递、交寄
第十六条 学生在校期间发生转系等情况时，转出系应在学生转系手续完成后一周内将学生档案移交至转入系。
第十七条 学生毕业离校后两周内，各系（院）统一将毕业生档案转递至就业指导中心，各系（院）必须有专人负责办理档案转递交接登记手续。毕业生档案在转递过程中，转递交接档案时，要填写《档案交接单》。
第十八条 就业指导中心要逐一审查毕业生档案的完备性，核查寄往的地址是否准确，寄往单位是否具有接收档案的资格，以免错寄或遗失。各系（院）应将毕业生档案交寄的地址和单位以报到证形式告知毕业生本人，以便于学生查询档案去向。
第十九条 统一派遣的毕业生档案由就业指导中心按照报到证地址交寄；交寄工作必须按照国家相关规定执行，原则上不得由学生本人自带。必要时，学院可派专人送取。
第二十条 专转本学生的档案由教务处统一寄往学生转入院校；
第二十一条 因休学、退学、取消学籍、死亡的未毕业学生档案暂由学生所在系（院）统一管理，不需转递。
第五章 档案的查阅、查询
第二十二条 因工作需要，以下人员可查阅学生档案：
1.分管院领导；
2.与学生管理有关的职能部门、教学单位负责人或具体经办人；
3.持有相关证明或介绍信的校外单位组织人事等部门人员。
第二十三条 档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。
第二十四条 任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料；未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。
第二十五条 任何人查阅档案时，必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。因工作需要经允许可摘记档案材料，摘记的内容应在学生档案室备案，并应妥善保管摘记内容，不得泄露。
第二十六条 如因工作需要必须借出使用时，应说明理由，经档案管理负责人批准后，可办理借出手续。办理借出手续时应注明归还日期并保证按期归还。
第二十七条 未经批准，任何单位和个人不得私自扣留、截留应归档案材料。
第二十八条 已毕业学生档案的去向查询由就业指导中心负责。
第六章 附 则
第二十九条 本办法由学生工作处负责解释。
第三十条 本办法自2016年4月8日起执行。
