文件和档案管理制度
（试行）
为保证后勤保卫处文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为后勤保卫处发展服务，特制定本制度。
一、文件档案材料的收集管理
1、后勤保卫处指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交办公室审阅后归档。
3 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。
4、后勤保卫处档案文件材料工作实行二级管理，一级管理是指后勤保卫处办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
5、档案管理人员要严格执行后勤保卫处档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
6、办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、 归档制度
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、后勤保卫处对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、后勤保卫处的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、后勤保卫处与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、后勤保卫处职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、后勤保卫处的大事记及反映本部门重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
三、 档案保管制度
1、后勤保卫处办公室设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
5、根据后勤保卫处规定，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理。
6、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经后勤保卫处领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
7、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
四、 档案借阅制度
1、档案属于后勤保卫处机密文件，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经后勤保卫处领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管领导同意，必须外借的，由处长审批。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护后勤保卫处档案的完整与安全。
九州职业技术学院后勤保卫处
二〇一七年九月二十七日
