第一章 总 则

第一条 为了进一步规范学院对外经济活动行为的开展，根据《中华人民共和国合同法》及国家有关法律规定，结合学院实际情况，制定本管理办法。

第二条 凡以学院名义对外发生的经济活动和行为，应签订经济合同（以下简称合同）。

第三条 订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，遵循平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

第四条 本办法所包括的合同有工程、采购、借款、维修、保险、出租、经济合作等方面，不包括劳动合同（劳动合同按照《中华人民共和国劳动法》规定签订）。各类经济合同的事项须经董事会或董事会执行局会议通过或授权方可订立。除董事会或董事会执行局同意外，学院内部任何部门、单位和个人不得以学院名义对外签订经济合同（含担保类合同）。

第五条 除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件、补充协议（对应合同）等均为合同的组成部分。

第六条 国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。

第七条 学院由院办公室根据董事会或董事会执行局的授权，全面负责合同管理工作，指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。

第二章 合同的订立

第八条 与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。

第九条 订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。

第十条 学院除法定代表人可以直接签订合同以外，还可以授权业务经办部门（处级或相当处级）负责人或分管院领导以上人员签订合同，原则上其他人员不能对外订立合同。

第十一条 对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，一般均采用业务委托的授权方式。

第十二条 授权委托事宜由学院办公室专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经学院法定代表人签字后授权生效。

第十三条 符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同

1. 单笔业务金额达一万元及以上的；

2. 有保证、抵押或定金等担保的；

3. 我方先予以履行合同的；

4. 有特殊要求的，如单笔金额未达到一万元的维修业务等；

5. 合同对方为外地单位的；

6. 其他需要签订合同情况。

第十四条 经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点、和方式，违约责任等主要条款方可加盖学院合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。

第十五条 对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品（如购买学生卧具、军训服装等），加盖合同章，统一保管。

第十六条 合同标的额不满一万元的，且无特殊要求的采购、出租出借、处理废品等，按本办法第十三条规定应当订立而不能订立书面合同的，必须事先以书面方式注明不能订立书面合同的理由，并经法定代表人批准同意，否则该业务不能成立。

第十七条 每一合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号等。

第十八条 合同文本拟定完毕，须经业务负责部门、法律顾问（必要时）、财务部门等职能部门初步审核后，报请法定代表人审批，通过批准签字（可以由授权委托人签字）后加盖合同专用章方能生效。

第十九条 法人代表对合同的订立具有最终决定权。

第二十条 对合同的审核意见签署于合同草稿上，作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。

第二十一条 对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章。

第二十二条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

第二十三条 合同盖章生效后，应交由指定合同管理员对合同进行编号并登记。

第二十四条 合同文本我方至少应持二份以上，由财务部门和办公室档案管理部门分别留存。

第二十五条法定代表人特批的非书面合同所形成的书面资料也视作书面合同，统一予以编号，参照合同统一管理。

第三章 合同的履行

第二十六条 合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。

第二十七条 业务签订部门和学院办公室应根据合同编号各立合同台账，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。

第二十八条 业务签订部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向法定代表人汇报，并通知学院法律顾问。

第二十九条 财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：

1. 应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面合同方式的（无法定代表人签字）；

2. 收款单位与合同对方当事人名称不一致的。

第三十条 付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。

第三十一条 在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，经部门主管和分管院领导签字同意后（特殊情况须经法定代表人签字），再转财务处审核付款。

第三十二条 合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。

第四章 合同的变更和解除

第三十三条 变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务经办部门、财务部门、法律顾问等相关职能部门提出意见后，经法定代表人审核通过方可变更和解除。

第三十四条 我方变更或解除合同，应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖合同专用章。

第三十五条 业务相关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向法定代表人汇报并征求法律顾问意见。

第三十六条 变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由院办公室保管。

第三十七条 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。

第三十八条 合同变更后，合同编号不予改变。

第五章 其他要求

第三十九条 合同作为学院对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。

第四十条 业务相关部门、院办公室应当根据所立合同台账，按学院的要求，定期或不定期汇总各自工作范围内的合同订立或履行情况，向法定代表人及分管领导汇报。

第四十一条 各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。档案管理人员应将合同原件及其附件认真清点，不得有缺项。

第四十二条 学院定期对合同管理工作进行考核，并将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台账记录等纳入学院对教职工和部门的工作成绩考核范围。

第六章 责任

第四十三条 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给学院造成损失的，追究相关人员经济责任。

第四十四条 因故意或重大过失而给学院造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。

第七章 附则

第四十五条 本办法适用于九州职业技术学院对外签订的所有经济性质的合同。

第四十六条 合同盖章按照《九州职业技术学院合同专用章管理办法》执行。

第四十七条 本办法由学院财务与资产管理处负责解释。

第四十八条 本办法自2014年1月13日之日起生效实施。